1. De nieuwe wettelijke verplichting
Vanaf 1 januari 2026 geldt in België een verplichte regeling voor B2B-facturatie: alleen facturen in gestructureerd elektronisch formaat via het Peppol-netwerk zijn nog rechtsgeldig voor transacties tussen btw-plichtige ondernemingen. PDF- of papieren facturen worden niet langer aanvaardbaar geacht.
Concreet betekent dit:
- Leveranciers moeten facturen via Peppol versturen,
- Ontvangers moeten technisch in staat zijn deze te ontvangen.
- Niet-naleving kan leiden tot administratieve boetes: €1.500 bij een eerste overtreding, €3.000 bij de tweede, €5.000 vanaf de derde.
2. Geldigheid en vormfout: civiel vs. fiscaal
Civielrechtelijk
Een factuur – ook in PDF – blijft bewijs van een schuldvordering. De geleverde prestatie is voldaan, en in principe blijft de vordering civielrechtelijk geldig. De factuur is echter essentieel voor de betaalplicht: zonder correcte factuur is betaling niet opeisbaar.
Fiscaal (BTW-wetgeving)
Een factuur die niet via Peppol werd uitgereikt, voldoet niet aan de wettelijke vormvereisten. Dit betreft een vormfout in fiscale zin. Dergelijke facturen zijn fiscale niet-conform, waardoor de ontvanger mogelijk geen recht heeft op BTW-aftrek.
3. Aanvaardingsplicht en weigering
Wetgever heeft in artikel 53, § 2bis, vijfde lid van het BTW-Wetboek (nieuw) onder andere voorzien dat:
- De ontvanger technisch in staat moet zijn om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen;
- De ontvanger zich niet kan beroepen op het recht om conforme elektronische facturen te weigeren.
Cruciaal is: die aanvaardingsplicht geldt alleen voor conforme facturen.
Als een leverancier een PDF stuurt (dus niet-conform), dan houdt de ontvanger zich tot de correcte verzending en is weigering legitiem.
Dit sluit perfect aan op de officiële FAQ van de federale e-facturatiecampagne:
“Als uw leverancier niet klaar is, hebt u in principe het recht om de factuur te weigeren. Dit is echter bedrijfsmatig niet altijd vanzelfsprekend.”
4. BTW-aftrek bij niet-Peppolfacturen
- Geen aftrekrecht voor de PDF-factuur: omdat de vormvereisten niet zijn nageleefd, kan de BTW niet afgetrokken worden.
- Ontvangers mogen de betaling uitstellen totdat een conforme Peppol-factuur is ontvangen – dit is zowel fiscaal als civiel gepast.
5. Praktische gevolgen en aanbevelingen
Situatie | Juridische en fiscale implicaties | Aanbeveling |
PDF-factuur ontvangen | Niet-Peppol is fiscaal ongeldig, civiel nog geldig | Weiger en vraag om Peppol-factuur |
Peppol-factuur ontvangen | Conform: aanvaardingsplicht van toepassing | Verwerk en boek conform |
Leverancier niet klaar | Recht tot weigering, sans sanctie civiel | Formaliseer afspraken, informeer leverancier |
BTW-aftrek ambiëren | PDF gefactureerd factuur → geen aftrek toegestaan | Weiger tot correcte factuur is ontvangen |
6. Conclusie
- Civielrechtelijk blijft de vordering geldig, maar betaling is pas opeisbaar met een correcte factuur.
- Fiscale geldigheid vereist een Peppol-factuur; anders geen BTW-aftrek.
- Aanvaardingsplicht geldt uitsluitend voor conforme facturen. Weigering van een PDF factuur indien leverancier niet in orde is, is dus toegestaan.
- Voor een volledige documentatie, raadpleeg de FAQ van de federale campagne en relevante wetsartikelen