Veel ondernemingen gaan ervan uit dat auteursrechtenvergoedingen automatisch geregeld zijn of eenvoudigweg niet op hen van toepassing zijn. Die veronderstelling klopt echter niet meer. Sinds de hervorming van de Reprobel-regeling is elke onderneming verplicht om actief haar situatie te verklaren, ongeacht of zij effectief kopieën maakt of niet. In deze blogpost schetsen we de actuele Reprobel-context (op 20-01-2026) en lichten we pragmatisch toe welke stappen je moet doorlopen om wettelijk in orde te zijn.
Wat is de situatie?
Reprobel int vergoedingen voor het hergebruik van auteursrechtelijk beschermde teksten en beelden (zoals documenten, boeken, tijdschriften, digitale content etc.) door ondernemingen. Sinds 2017 ben je niet meer automatisch in orde zodra je een printer of kopieerapparaat hebt; je moet expliciet aangifte doen.
Als je een brief of e-mail ontvangt van Reprobel om je jaarlijkse aangifte in te dienen, moet je actie ondernemen — ook als je denkt dat je niets moet betalen.
Stap-voor-stap procedure om in orde te zijn zonder bijdrage
1. Ontvangst van de communicatie
Reprobel stuurt elk jaar in het begin van het jaar (meestal Q1) een e-mail of brief met:
- een uitnodiging om je aangifte te doen,
- je login-gegevens voor het online portaal,
- een deadline.
Let op: Als je deze communicatie negeert, riskeer je een boete, ook als je denkt dat je geen kopieën maakt.
2. Inloggen op het online portaal
Ga naar het Reprobel-portaal (meestal via: portal.reprobel.be) en log in met de gegevens uit hun e-mail/brief.
3. Controleer je gegevens
Controleer of de bedrijfsgegevens correct zijn (naam, adres, NACE-BEL-code, aantal werknemers). Deze informatie bepaalt welk soort aangifte je moet invullen of betalen.
4. Kies de juiste aangifte-optie
Je krijgt drie mogelijkheden, maar niet alle opties komen voor elke onderneming in aanmerking:
a) Nulaangifte (nul-aangifte)
Gebruik deze optie alleen als je werkelijk geen reproducties maakt van auteursrechtelijk beschermde werken. Geen kopieën, geen scans en geen digitaal of papieren hergebruik.
→ Hiermee geef je aan dat je geen bijdrage verschuldigd bent.
Dit is de manier om ervoor te zorgen dat je NIET betaalt.
Let op: een nulaangifte is in de praktijk alleen mogelijk als je écht geen kopieën of digitaal hergebruik doet van beschermd materiaal.
b) Reprografie-aangifte
Als je enkel papieren kopieën maakt, kun je een reprografie-aangifte doen.
- Je geeft het aantal kopieën in, of kiest een forfait per relevante werknemer.
- Je betaalt dan enkel voor papieren reproducties.
c) Bizili-licentie (gecombineerde licentie)
Deze licentie dekt zowel digitale als papieren reproducties (bijv. ook screenshots, e-maildoorsturen, digitale hergebruik).
- Je betaalt een jaarlijkse vaste bijdrage gebaseerd op je sector en aantal werknemers.
- Je kunt geen nulaangifte doen als je voor bizili kiest.
Wat als je denkt dat je niets moet betalen?
Je kunt niet zomaar zonder inspanning “uitschrijven”. De wettelijk correcte manier om aan te tonen dat je niets moet betalen is:
Een nulaangifte indienen — als je géén beschermde reproducties maakt.
Doe dit via het portaal vóór de deadline.
Als je géén nulaangifte indient, krijg je mogelijk een sanctie of boete, ook al zou je denken dat je onder de regeling valt.